Ведение специальных приходных и расходных книг — могут выполнять только высокообразованные люди.
(Юрий Збанацкий, «Сеспель», 19
Во время недавней генеалогической поездки на Волынь среди других документов, приятной находкой стали церковные советские документы по учету доходов и расходов. Оказывается, в СССР даже церковь отчитывалась и существовали подробные инструкции, как вести отчет.
Мы подумали, что интересно было бы вам рассказать более подробно об этих документах, возможно, кому-то они пригодятся и позволят «продвинуться» дальше в исследовании родословной и познакомят еще с одним типом генеалогических источников. Если информация актуальна — приглашаем к прочтению.
В октябре 1944 года Поместный Собор Епископов и Священный Синод ввели в церквях Московской Патриархии учетные записи прихода и расхода денежных средств, а также материалов, товаров и продуктов. Для удобства учета церковного имущества начали вести кассовые, товарно-материальные книги и книги инвентаря. Это был тот минимум, который позволял четко определить, что и сколько имеет церковь, в чем она нуждается и зачем.
Конечно, ни одна запись в таких книгах не могла вноситься безосновательно, основанием в этом случае служила документация. Так, для каждой записи в кассовой книге должен быть прибыльный или расходный документ. Для записей в товарно-материальной книге использовали счета, или другой документ, по которому покупали товар или материал, или акты. То же самое касалось инвентарной книги — каждую запись делали на основании счета или другого документа.
Кассовая книга
Кассовая книга предназначалась для записей сколько поступало и расходовалось денег. Слева в книге записывали прибыль, а справа — сколько расходов. Сначала вносили порядковый номер записи, потом сам короткий и понятный текст и наконец сумму.
Каждая кассовая книга также имела свой номер. На последней странице записывали: «В этой кассовой книге есть столько-то страниц». Новую кассовую книгу начинали с названия определенного месяца и подписей настоятеля церкви, кассира и счетовода (бухгалтера).
Когда начинался следующий месяц, запись в кассовой книге делали на новой странице, наверху писали название нового месяца, а ниже — сколько денег осталось в кассе на 1-е число месяца. В конце каждого месяца суммировали, сколько получилось прибылей и расходов. Все должно быть заверенным кассиром и счетоводом (бухгалтером).
Строго запрещались любые подчистки текста. Если в кассовой книге записывали что-то неправильно, запись зачеркивали только одной линией, а над ней делали исправления. Сбоку или внизу на странице указывалось: «Исправленному верить, а зачеркнутое не читать». Под этими словами тот, кто правил, должен поставить свою подпись.
Приходные документы, служившие основанием для записи в кассовой книге, создавались тотчас, когда поступали деньги из таких источников, как:
- выручка (тогда писался рапорт о продаже свечей, крестиков и т.п.);
- взносы отдельных жертвователей (жертвователей давали расписку, а ее копия служила основанием для записи в кассовой книге);
- тарелочный и квартовый сборы (основанием служил короткий акт);
- оплата прихожанами за услуги церкви и пользование церковным имуществом (например, покров; прихожанам также давали расписку, а ее копия служила основанием для записи в кассовой книге);
- налоги с зарплаты и счетов за труд (налоги должны были вноситься не реже одного раза в месяц в финансовый отдел местного райсовета).
На приходных документах отмечали: «Записано в кассовой книге за № …», а затем хранили их в специальной папке в подшитом виде и в хронологическом порядке.
Расходные документы также хранились в отдельной, своей папке. Это могли быть:
- ведомость на выплату зарплаты персонала, который обслуживал церковь;
- ведомость на выплату зарплаты певцам хора церкви;
- квитанция об уплате денег любой организации или учреждению;
- счет за купленные материалы, продукты, товары, инвентарь;
- расписка, о том, что были получены определенные суммы денег из кассы за услуги;
- счет за труд или услуги для церкви от частных лиц;
- справка о расходах мелких сумм (до 50 рублей) на покупки без счетов.
Во всех счетах должна была стоять дата, когда они были составлены, также отмечалось, кому или какой церкви предъявлен счет, от кого этот счет направлен, коротко и понятно сообщалось, по какую услугу или соглашение. И конечно, ставили внизу подпись и дату.
Стоит заметить, что акты на денежные расходы без оснований были категорически недопустимы. И для того, чтобы расходные документы становились действующими, их должен был принять настоятель церкви или уполномоченное лицо.
Товарно-материальная книга
Когда поступали или тратились материалы, товары, продукты и т.д., для их учета велась товарно-материальная книга. Как и в кассовой книге, слева писали о поступлении, а справа — о расходах. Для отдельных вещей, видов или сортов материала существовала отдельная (двойная) страница. Например, на отдельных страницах могли вести учет церковного вина, воска, ладана. Для некоторых видов материала позволяли открыть объединены счета (например, за различные краски).
Основанием для записей в товарно-материальной книге служил счет или другой документ, по которому покупали товар или материал. Тот, кто принимал воск для переработки свечей, расписывался в получении воска и т.п. Редко, но в определенных случаях разрешалось составлять акты о расходах материала, когда еще не было вовремя выписанных накладных. Тогда акт составлялся тем, кто отвечал за материалы, и кто делал расходы этих материалов. В акте обязательно указывали, какой материал и сколько его потрачено и для чего.
Конечно, на счетах, которые касались приобретения материала или инвентаря, делали замечание, когда и по какому номеру и на какой странице товарно-материальной или инвентарной книги указано поступления по счету. Документы хранились в папке «Документы учета материалов и товаров».
Реже одного раза в квартал и не менее двух раз в год, проводилась инвентаризация материально-товарных ценностей, то есть проверяли, действительно ли есть материалы и товары, которые были записаны в книге. Когда начинался новый год, записи в книге начинали с информации, сколько осталось материала и товара с прошлого года.
Інвентарная книга
Церковные общины использовали церковные здания, принадлежащие государству и которые передавались общинам на основании соглашений с местными Советами. Кроме церковных зданий, часто передавались и предметы церковного обихода, за их сохранность и сохранность церковные общины несли ответственность.
Также общины могли покупать и предметы инвентаря, и предметы быта, и церковную утварь, облачения и тому подобное. Сведения обо всем этом сохранялись в инвентарной книге. Конечно, прежде всего имели в виду два источника инвентаря от Совета (то есть «Инвентарь, находящегося в аренде») и «инвентарь собственный». Поэтому инвентарную книгу делили на две части.
Практически инвентарная книга писалась так же, как и товарно-материальная. Слева в книге записывали наличие инвентаря и его прибытия, а справа — его выбытия.
Каждому предмету инвентаря присваивался постоянный номер, который прописывался в книге. К вещам аккуратно приклеивались небольшие железные жетоны с выбитыми на них такими же номерами. При сохранении инвентаря вполне отвечала одно лицо или группа лиц. В больших храмах один человек мог отвечать за алтарь, а другой — за хозяйственный алтарь. Имущество ответственным лицам передавалось по акту передачи.
Все документы хранились в отдельной папке «Документы по учету инвентаря».
Отчетные данные
На основании записей в книгах ежемесячно составляли кассовый отчет и отчет движения материалов и товаров.
Кассовый отчет составлялся на основании записей в кассовой книге. Все суммы поступлений и расходов группировались по отдельным статьям прибыли и затрат.
Отчет движения материалов и товаров составлялся на основании записей в товарно-материальной книге. В отчете отображалось состояние движения материалов, указывалось все остатках, поступлении и расходах, а также количество, стоимость материалов и товаров.
Когда возникали трудности в хозяйственной жизни, общества писали объяснения. Объяснялись главные ремонтные работы, какие нужны материалы и какие есть возможности для их получения.
В материальном отчете указывали, куда шли основные материалы, на какие работы. Для отчета были обязательны единицы измерения. Например, свечи — в килограммах, воск — в килограммах, крестики — в штуках, железо кровельное — в письмах, дрова — в кубических метрах, вино — в литрах, масло лампадное — в литрах, гвозди — в килограммах, фанеры — в письмах.
Отчетные данные предоставлялись благотворительному не позднее 10 числа следующего месяца.
Списки жертвователей
Взносы отдельных жертвователей фиксировались в специальном журнале. Жертвователи давали расписку, а ее копия служила основанием для записи в кассовой книге. Журнал велся за 1 год. В списках записывали имя, фамилию жертвователя, сумму пожертвования и порядковый номер. Снизу каждой страницы была посчитана сумма.
Автор Алиса Гаврильченко©
Папка c фото c генеалогической поездки на Яндекс Диск, где есть все сканы инструкции по ведению учета в церкви
P.S.
Статью подготовлено специально для Пращур.укр. Если Вы заинтересованы в исследовании своих семейных корней, хотите создать генеалогическое дерево, найти документы о происхождении для Карты Поляка — обращайтесь к нам. Мы поможем!
?
